Datenschutzerklärung des International Office

Die Daten der Bewerber*innen werden benötigt für die Auswahl und Vergabe von Studienplätzen an Partnerhochschulen, an der HSBI und Stipendien für Auslandsaufenthalte. Die Erhebung und Verarbeitung der Daten erfolgt über die Onlineplattform Mobility Online.

• Registrierungscode (pro Bewerbung einmalig), Matrikelnummer/Personenkennzeichen
• Studierendendaten (Name, Vorname, Akademischer Titel, Matrikelnummer, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Postanschrift, private oder studentische E-Mail-Adresse, Passkopie)
• Notfallkontakt (Verwandtschaftsverhältnis oder andere nahestehende Personen, Kontakt)
• Daten des Studiums an der Heimathochschule (Fachbereich, Fachrichtung, angestrebter Abschluss/Niveau, Semesteranzahl)
• Daten zur Bewerbung (Art der Bewerbung (incoming, outgoing), Studienrichtung, Studienjahr, Mobilitätsprogramm, Semester)
• Dokumente (Motivationsschreiben, Sprachnachweis (optional), Leistungsnachweis, Lebenslauf, Learning Agreements, Grant Agreements, Erfahrungsbericht)
• Daten zum Aufenthalt (Mobilitätspflicht (ja/nein), Gasthochschule (Land, Schule), Aufenthaltsdauer (Zeitraum), Priorisierung der Aufenthalte)
• Bewilligung/Ablehnung
• Bei erfolgreicher Bewerbung Daten der Auslandsmobilität (Semesterzahl im Ausland, Gasthochschule, Fachbereich, Fach, Niveau (Bachelor oder Master), Austauschprogramm, Stipendiumbetrag)
• Finanzen (Erasmus Stipendium erhalten (ja/nein), Erasmus Stipendium beantragen (ja/nein), Zuschuss aufgrund einer Behinderung (ja/nein), Sind sie alleinerziehend und planen Sie, ihr Kind mit ins Ausland zu nehmen? (ja/nein))
• Bankverbindung (BIC/SWIFT, IBAN, Empfänger)
• Förderrate

Teilnahme an Einzelinterviews im Rahmen des Projektes „StayInOWL“

Im STIBET II-Projekt „StayInOWL“ werden persönliche Interviews mit den internationalen Degree Seeking Students der HSBI durchgeführt. Ziel dieser Interviews ist es, mögliche Barrieren im Studienverlauf der Studierenden aufzudecken. Aus den Erkenntnissen wird ein zugeschnittenes Rahmenprogramm (im Projekt namens „Progressionsprogramm“) für die Zielgruppe entwickelt.

Im Rahmen der Datenverarbeitung werden folgende personenbezogene Datenarten zu folgenden Zwecken erhoben und verarbeitet:

Die Daten der Interviewteilnehmenden werden benötigt für die Durchführung der Interviews über das Videokonferenztool „Zoom“. Aufgrund der aktuellen Pandemie-Situation durch COVID-19 können diese Interviews nicht in Präsenz stattfinden. Die Erhebung und Verarbeitung der folgenden personenbezogenen Daten erfolgt zum Zwecke der Programmgestaltung im Projekt „StayInOWL“: Studienbegleitende Angebote wie z.B. Workshops, Trainings und Informationsveranstaltungen.

• Studierendendaten
  • Name
  • Vorname
  • Akademischer Titel
  • Geschlecht
  • Geburtsort
  • Staatsangehörigkeit
  • Hochschulzugangsberechtigung
  • Studentische E-Mail-Adresse

• Daten zum Studium an der HSBI
  • Fachbereich
  • Fachrichtung
  • Angestrebter Abschluss
  • Studiensemester

• Einwilligungserklärung, die vor dem Interview abzugeben ist
  • Ort
  • Datum
  • Unterschrift des Teilnehmenden

Ergebnisse sowie einzelne Zitate aus den Interviews werden ausschließlich in anonymisierter Form ausgewertet. Die Aufzeichnungen der Interviews über „Zoom“ werden nicht veröffentlicht, die personenbezogenen Daten aus den Aufnahmen werden streng vertraulich behandelt. Sodass keine Rückschlüsse aus den Interviews gezogen werden können, werden die Ergebnisse und einzelnen Zitate aus den Interviews zudem pseudonymisiert.

Teilnahme am Internationalen Mentor*innenprogramm im Rahmen des Projektes „StayInOWL“

Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Veranstaltung „ConnectOWL“

Im Rahmen des STIBET II-Projektes „StayInOWL“ wird die Karrieremesse „ConnectOWL“ durchgeführt. Das Angebot richtet sich primär an alle internationalen Vollzeitstudiereden der HSBI, ist ebenfalls für alle anderen FH-Studierenden und Interessierte zugänglich. Die Veranstaltung dient der Kontaktaufnahme zwischen Studierenden und Absolvent*innen der HSBI und Unternehmen. Die von den Unternehmen bei der Anmeldung zur Veranstaltung „ConnectOWL“ angegebenen Daten werden von der HSBI dazu verwendet, um die von ihnen vorgenommene Anmeldung zur Veranstaltung vornehmen zu können. In einem weiteren Schritt verwendet die HSBI diese Daten, um den Unternehmen die Teilnahme an der Veranstaltung zu ermöglichen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten durch das Kontaktformular im Vorfeld der Messe verarbeitet, um auf Anfragen interessierter Unternehmen antworten zu können.

Das Welcome Center erhebt personenbezogene Daten von ausländischen Wissenschaftler*innen und anderen ausländischen Gästen, die einen Aufenthalt an der HSBI planen und die Services des Welcome Centers in Anspruch nehmen wollen. Die erhobenen Daten werden benötigt, um die genannten Personengruppen bei der Planung und Durchführung ihres Aufenthalts zu beraten und zu unterstützen und um Informations- und Vernetzungsveranstaltungen zu organisieren. Die Daten werden über ein Formular auf der Webseite der HSBI erhoben und an die E-Mail-Adresse welcome@fh-bielefeld.de weitergeleitet.

• Daten des Gastes (Name, Vorname, Akademischer Titel, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Postanschrift, private oder berufliche E-Mail-Adresse, (Mobil-)Telefonnummer, Heimatinstitution, Funktion an der Heimatinstitution)
• Daten zum Aufenthalt an der HSBI (Zeitraum, Zweck, Funktion während des Aufenthalts, Finanzierung (Arbeitsvertrag/Stipendium/Eigenfinanzierung/Finanzierung durch Heimatinstitution), gastgebender Fachbereich, Ansprechpartner*innen am Fachbereich, Unterstützungsbedarfe)
• Angaben zur Familie des Gastes (Begleitung durch Partner*in und Kinder (ja/nein), Staatsangehörigkeit von Partner*in und Kindern)
• Daten zu früheren Aufenthalten an der HSBI (Anzahl, Zeitraum, Zweck)

Für die Teilnahme an der jährlichen Internationalen Woche an der HSBI werden personenbezogene Daten von FH-Mitarbeitenden und ausländischen Wissenschaftler*innen und anderen Gästen erhoben, die für die Organisation, Durchführung und Nachbereitung des Aufenthalts sowie die Auszahlung von Honoraren nötig sind. Die Daten werden über PDF-Formulare erhoben, die die betroffenen Personen selbst ausfüllen und per E-Mail an iw@fh-bielefeld.de einreichen.

• Daten des Gastes (Anrede, Name, Vorname, Akademischer Titel, private Postanschrift, E-Mail-Adresse, Heimatinstitution oder -unternehmen, Fachbereich/Abteilung, Tätigkeit, Lebenslauf)
• Steuerrelevante Daten des Gastes (Umsatzsteuer-ID, Kleinunternehmereigenschaft, Steuerbefreiung, Versteuerung im Inland, Versteuerung im Ausland, Angaben zur Künstlersozialkasse)
• Bankdaten des Gastes für die Honorarüberweisung (EU-Bankverbindung (IBAN, BIC, Bankinstitut) oder Nicht-EU-Bankverbindung (Account No., SWIFT Code, Bankinstitut, Routing No.))
• Daten zum Aufenthalt des Gastes (Reisezeitraum, mögliche Finanzierung durch Heimatinstitution/-unternehmen, Wunsch nach Hotelreservierung, geplante Lehr- und Forschungstätigkeit an der HSBI)
• Daten des*der Gastgeber*in (Name, Vorname, Akademischer Titel, Geschlecht, private oder berufliche E-Mail-Adresse, Fachbereich, Campus/Standort, Tätigkeit an der HSBI)