Anleitungen und FAQs

Auslagerung von E-Mails in lokale Ordner

E-Mails und können aus dem Konto in Microsoft Exchange in eine lokale Datei verschoben werden. Dies empfiehlt sich, wenn 

  • der vorhandene Speicherplatz aufgebraucht ist
  • vertrauliche Information vorhanden sind, die nicht online dauerhaft gespeichert werden dürfen
  • das Postfach "aufgeräumt" werden soll.
Dazu können eine oder mehrere lokale Outlook-Dateien erstellt werden, die weiterhin in Outlook eingebunden sind.


Outlook-Datendatei erstellen


1. Klicken Sie in Outlook oben links auf Datei und im Reiter Informationen auf die Option Kontoeinstellungen. Im angezeigten Menü klicken Sie erneut auf Kontoeinstellungen.

Outlook: Kontoeinstellungen aufrufen


2. Im neuen Fenster (Kontoeinstellungen) klicken Sie auf den Reiter Datendateien. Klicken Sie anschließend auf den Reiter Hinzufügen…

Outlook: Datendatei hinzufügen


3. Wählen Sie den Ordner aus in dem Sie die lokale Datei anlegen möchten und geben Sie dieser einen passenden Namen und klicken Sie abschließend auf OK. Merken Sie sich den Ordnerpfad, in dem die Datei angelegt wurde.

Hinweis: Von der Nutzung von Outlook-Dateien auf Netzlaufwerken ist abzuraten. Verbindungsprobleme führen hier relativ schnell zu einer Beschädigung der Datei. Weitere Infos s. Schritt 7.Outlook: Neue Datendatei anlegen


4. Sie können die Kontoeinstellungen schließen. Die neue Datei finden Sie bei Ihren Postfächern.

Outlook: Eingebundene Outlook-Datei
 

Outlook-Elemente lokal abspeichern


5. Sie können in der angelegten lokalen Datei, wie auch im Postfach, Unterordner erstellen und ihnen passende Namen geben, damit eindeutig ist, welche Objekte sich in diesem Ordner befinden.

Outlook: Ordner in lokaler Datei erstellen

6. Sie können die jeweilige E-Mail, die Sie verschieben möchten, per Drag and Drop in den  lokalen Ordner verschieben. Es ist auch mögliche mehrere E-Mails zu markieren und im Verbund per Drag and Drop zu verschieben. 
- Markieren Sie alle E-Mails, die Sie verschieben möchten oder markieren Sie per Linksklick den zu verschiebenden Ordner.
- Führen Sie einen Rechtsklick auf die markierten E-Mails oder den Ordner durch. Im angezeigten Menü klicken Sie auf Verschieben und im nächsten Untermenü auf die ggf. angezeigten Ordner oder auf In anderen Ordner. In diesem Fall wählen Sie im neuen Fenster den lokalen Ordner aus und klicken Abschließend auf OK.
Je nach Größe und Menge der E-Mails kann das Verschieben länger dauern.

Outlook: Zielordner zum verschieben auswählen
 

Lokale Outlook-Datendatei sichern

 

Wir empfehlen, in Outlook ausschließlich mit Dateien zu arbeiten, die lokal auf Ihrem Endgerät gespeichert sind. Von der direkten Nutzung von Outlook-Dateien auf Netzlaufwerken ist abzuraten, da Verbindungsprobleme relativ schnell zu einer Beschädigung der Datei führen können.

7. Zum Sichern der lokalen Datei muss Outlook geschlossen werden. Öffnen Sie den Ordnerpfad der lokalen Outlookdatei, die Sie in Schritt 3. angelegt haben. und wählen Sie Kopieren:

Lokale Outlook-Datei kopieren

8. Wechseln Sie zum gewünschten Ziel (hier im Ordner P:\Outlook-Sicherung) und wählen Sie dort Einfügen:

Lokale Outlook-Datei einfügen


 

Weitere Hinweise:

  • Sollten Sie weitere Outlook-Objekte in die lokale Outlook-Datei verschieben, muss diese regelmäßig von Ihnen gesichert werden.
  • Die lokale Outlook-Datei ist nur in Outlook verfügbar und nicht in anderen E-Mail-Clients, wie z.B. Webmail
  • Bei einer Neu-Einrichtung von Outlook muss die lokale Outlook-Datei neu eingebunden werden.