Infos für Gäste

Seit 2018 kommen jedes Jahr im Mai internationale Gäste aus Lehre, Forschung und Praxis für eine Woche an die HSBI und bringen ihre internationalen Perspektiven an allen Standorten ein. Sie beteiligen sich an Forschungsprojekten, halten Vorträge und Workshops und stellen ihre Heimathochschulen vor. Es gibt kein übergreifendes Schwerpunktthema für die IW. Stattdessen können die Gäste zu den jeweiligen Themen beitragen, die im gastgebenden Bereich gerade relevant sind. Außerdem gibt es zahlreiche Informationsangebote zu Auslandsaufenthalten und Aktionen von internationalen Studierenden.

Sie können teilnehmen, wenn Sie von Mitarbeitenden der HSBI eingeladen werden, um in einem Forschungsprojekt mitzuwirken, in einer Lehrveranstaltung einen internationalen Input auf Deutsch oder Englisch zu gestalten oder ein Job Shadowing zu machen.

Die Teilnahme ist vor Ort an den HSBI-Standorten (Bielefeld, Minden, Gütersloh) oder digital möglich. Sie können über die gesamte Woche (18. – 22. Mai 2026) oder nur an einzelnen Tagen teilnehmen.

Es gibt ein kleines Rahmenprogramm, das zentral vom International Office der HSBI organisiert wird, und bei dem Sie mehr über die HSBI und Deutschland erfahren können. Der Fokus der IW liegt aber auf dem internationalen Austausch mit Ihren Gastgebenden. Sie können außerdem gerne an den Vorträgen anderer internationaler Gäste teilnehmen. Darüber hinaus erhalten Sie Tipps für weitere Aktivitäten in der Region der HSBI, damit Sie Deutschland besser kennenlernen können.

Sie organisieren selbstständig Ihre Anreise, Unterkunft und Abreise. Als Hilfe stellt Ihnen das Organisationsteam der IW Reiseinformationen und eine Liste mit möglichen Unterkünften in Bielelefeld, Gütersloh und Minden zur Verfügung.

In der Übersicht zur Visumspflicht bzw. -freiheit können Sie überprüfen, ob Sie für die Einreise nach Deutschland ein Visum benötigen. Für Aufenthalte mit einer Dauer bis zu 90 Tagen beantragen Sie ein sogenanntes "Schengen-Visum" bei der deutschen Auslandsvertretung in Ihrem Heimat- bzw. Aufenthaltsland. Die Bearbeitung des Visums kann mehrere Wochen oder sogar Monate dauern. Darum sollten Sie so früh wie möglich den Visumsantrag stellen.

Wenn Sie digital an der IW teilnehmen, erhalten Sie keine finanzielle Förderung seitens der HSBI.

Wenn Sie vor Ort an der IW teilnehmen, haben Sie folgende Finanzierungsmöglichkeiten:

1. Heimatinstitution
   Oft kann Ihre Heimatinstitution den Aufenthalt fördern. Wenn Sie aus einem Erasmus+-Programmland kommen, können Sie an Ihrer Heimatinstitution eine Förderung für eine Mitarbeitendenmobilität („Staff Mobility“) beantragen. Kontaktieren Sie dafür Ihr International Office oder Ihre*n Erasmus+ Koordinator*in, die sich auch um die Auszahlung kümmern.
   
   
2. Honorar der HSBI (nur für Gäste in Lehre und Forschung)
   Wenn Sie nicht über Ihre Heimatinstitution gefördert werden können, erhalten Sie für die Teilnahme an einer Forschungsaktivität oder die Lehre in einem regulären Kurs während der IW ein Honorar der HSBI (International Office):
   • Honorar für Gäste innerhalb Europas: 400€ + 85€ pro Teilnahmetag
   • Honorar für Gäste außerhalb Europas: 1.000€ + 85€ pro Teilnahmetag
   • Honorar für internationale Gäste mit Wohnsitz in Deutschland: Anreisekosten mit der Bahn (2. Klasse) + 85€ pro Teilnahmetag
   • Die möglichen Teilnahmetage sind der 18., 19., 20., 21. und 22. Mai 2026. Wenn Sie ein Honorar erhalten, müssen Sie nach der IW Reisetickets/Hotelrechnungen einreichen, um die Teilnahmetage nachzuweisen. Das International Office veranlasst die Auszahlung der Honorare im Mai/Juni 2026 nach Ende der IW. Honorargäste erhalten keine zusätzliche Erstattung von Reise- oder Hotelkosten.

Bitte beachten Sie: Wir versuchen, möglichst vielen Personen die Teilnahme zu ermöglichen, verfügen jedoch nur über ein begrenztes Budget für Honorare. Bitte teilen Sie uns daher über das Anmeldeformular mit, wenn Sie Ihren Aufenthalt durch ein Stipendium (z. B. Erasmus+) oder Mittel Ihrer Heimatinstitution finanzieren können und kein Honorar benötigen. Wenn wir die Budgetgrenze erreichen, werden wir die Fachbereiche/Gastgebenden mit den meisten Gästen bitten, alternative Finanzierungsmöglichkeiten zu prüfen oder zu entscheiden, welche ihrer Gäste diesmal kein Honorar erhalten können.

Sie erhalten von Ihrer*m Gastgeber*in einen digitalen Flyer mit einem Link zum Anmeldeformular. Dort müssen Sie Ihre persönlichen Daten angeben und an welchen Tagen Sie an der IW teilnehmen möchten. Die Anmeldung ist bis zum 4. Januar 2026 möglich. Das Organisationsteam der IW sichtet die eingehenden Anmeldungen dann mit Hinblick auf Exportkontrolle (siehe unten "Hinweis zur Exportkontrolle") und Finanzierungsmöglichkeiten.

Sie und Ihr*e Gastgeber*in erhalten voraussichtlich bis Ende Januar eine Rückmeldung, ob Sie anreisen können, und ein offizielles Einladungsschreiben. Danach erhalten Sie Informationen zur weiteren Planung und Organisation. Das Einladungsschreiben benötigen Sie beispielsweise für einen Visumsantrag. Bei Gästen, die aus einem sanktionierten Land kommen, kann die Rückmeldung mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Hochschulen in Deutschland sind verpflichtet, die Weitergabe wissenschaftlicher Erkenntnisse, die für militärische Zwecke ge- und missbraucht werden können, zu kontrollieren und falls nötig zu beschränken. Wenn Sie in den letzten 5 Jahren Ihren Lebensmittelpunkt nicht ausschließlich in der Europäischen Union, Australien, Island, Japan, Kanada, Neuseeland, Norwegen, der Schweiz, Liechtenstein, dem Vereinigten Königreich oder den USA hatten, muss daher Ihre Einladung exportkontrollrechtlich geprüft werden.

Sie müssen bei der Anmeldung selbst wahrheitsgemäß angeben, ob sich Ihr Lebensmittelpunkt in den letzten 5 Jahren außerhalb der oben genannten Länder befunden hat. In diesem Fall müssen wir zusätzliche Informationen von Ihnen abfragen, um Ihre Einladung prüfen und freigeben zu können.