Infos für Gastgeber*innen

Seit 2018 kommen jedes Jahr im Mai internationale Gäste aus Lehre, Forschung und Praxis für eine Woche an die HSBI und bringen ihre internationalen Perspektiven an allen Standorten ein. Sie beteiligen sich an Forschungsprojekten, halten Vorträge und Workshops und stellen ihre Heimathochschulen vor. Es gibt kein übergreifendes Schwerpunktthema für die IW. Stattdessen können die Gäste zu den jeweiligen Themen beitragen, die im gastgebenden Bereich gerade relevant sind. Außerdem gibt es zahlreiche Informationsangebote zu Auslandsaufenthalten und Aktionen von internationalen Studierenden.

Professor*innen, wissenschaftliche Mitarbeitende und Lehrkräfte für besondere Aufgaben können Gäste einladen, um sie in Lehr- und Forschungsprojekte einzubinden. Als Gäste kommen Lehrende und Forschende von ausländischen Hochschulen, Personen aus der Praxis (z. B. von ausländischen Firmen, NGOs oder sozialen und medizinischen Einrichtungen) sowie ausländische Künstler*innen und Designer*innen in Frage.

Mitarbeitende in Technik und Verwaltung können Kolleg*innen aus verwandten Arbeitsfeldern an ausländischen Hochschulen einladen. Bitte beachten Sie, dass diese Gäste kein Honorar von der HSBI erhalten können und ihren Besuch selbst finanzieren müssen (mehr dazu unter "Wie wird der Besuch Ihres Gastes finanziert?").

Ihre Gäste können digital oder vor Ort an der IW teilnehmen, entweder über die gesamte Woche oder auch nur an einzelnen Tagen.

Als wissenschaftliche*r Gastgeber*in binden Sie Ihren Gast in Ihre Lehre und/oder Forschung an der HSBI ein. In Lehrveranstaltungen kann Ihr Gast beispielsweise in Form von Vorträgen, Workshops oder Diskussionsrunden auf Deutsch oder Englisch mitwirken. Im Bereich der Forschung sind gemeinsame Experimente, Anbahnungen gemeinsamer Forschungsprojekte oder auch kleine Konferenzen denkbar. Ihre Lehr- und Forschungsveranstaltungen fragen wir im März 2026 ab, wenn wir das Programm zusammenstellen. Darüber hinaus können Sie beispielsweise auch Besuche bei Praxispartner*innen, Treffen mit Kolleg*innen, Fragerunden mit Studierenden, Ausflüge oder gemeinsame Essen organisieren.

Als Gastgeber*in in Technik und Verwaltung geben Sie Ihrem Gast Einblicke in Ihren Arbeitsalltag an der HSBI (Job Shadowing). Ihr Gast kann auch Infoveranstaltungen für Ihre Abteilung anbieten, um beispielsweise die Heimathochschule und die dortigen Arbeitsweisen vorzustellen. So können Sie durch den Austausch mit Ihrem Gast Inspiration für Ihre eigene Arbeit erhalten. Darüber hinaus können Sie beispielsweise auch Besuche bei Praxispartner*innen, Treffen mit Kolleg*innen, Fragerunden mit Studierenden, Ausflüge oder gemeinsame Essen organisieren.

Natürlich müssen Sie Ihren Gast nicht rund um die Uhr betreuen. Es gibt auch ein kleines Rahmenprogramm des International Office, an dem die Gäste teilnehmen können. Am Montagnachmittag, 18. Mai, wird die IW eröffnet und am Dienstag, 19. Mai, können die Gäste an einer Infoveranstaltung zur HSBI, einer Campusführung in Bielefeld und verschiedenen Stadtführungen teilnehmen. Außerdem erhalten Ihre Gäste Tipps für Sehenswürdigkeiten und Aktivitäten, um die Region OWL eigenständig erkunden zu können, und sie können an den Vorträgen anderer IW-Gäste teilnehmen.

Die Gäste organisieren selbstständig die Anreise (inklusive Visumsantrag, falls nötig), Abreise und die Unterkunft. Das Organisationsteam der IW stellt den Gästen Reiseinformationen und eine Liste mit möglichen Unterkünften zur Verfügung. 

Gäste, die digital an der IW teilnehmen, erhalten keine finanzielle Förderung seitens der HSBI.

Gäste, die vor Ort an der IW teilnehmen, haben folgende Finanzierungsmöglichkeiten:

1. Heimatinstitution
   Oft kann die Heimatinstitution den Aufenthalt fördern. Zum Beispiel können Gäste aus Erasmus+-Programmländern an ihrer Heimatinstitution eine Förderung für eine Mitarbeitendenmobilität („Staff Mobility“) beantragen.
   
   
2. Honorar der HSBI (nur für Gäste in Lehre und Forschung)
   Gäste, die nicht über ihre Heimatinstitution gefördert werden können, erhalten für die Teilnahme an einer Forschungsaktivität oder die Lehre in einem regulären Kurs während der IW ein Honorar der HSBI (International Office):
   • Honorar für Gäste innerhalb Europas: 400€ + 85€ pro Teilnahmetag
   • Honorar für Gäste außerhalb Europas: 1.000€ + 85€ pro Teilnahmetag
   • Honorar für internationale Gäste mit Wohnsitz in Deutschland: Anreisekosten mit der Bahn (2. Klasse) + 85€ pro Teilnahmetag
   • Die möglichen Teilnahmetage sind der 18., 19., 20., 21. und 22. Mai 2026. Honorargäste müssen nach der IW Reisetickets/Hotelrechnungen einreichen, um die Teilnahmetage nachzuweisen. Das International Office kümmert sich im Mai/Juni 2026 nach Ende der IW um die Auszahlung der Honorare. Honorargäste erhalten keine zusätzliche Erstattung von Reise- oder Hotelkosten.

Bitte beachten Sie: Wir versuchen, möglichst vielen Personen die Teilnahme zu ermöglichen, verfügen jedoch nur über ein begrenztes Budget für Honorare. Wir bitten daher die Gäste, uns bei der Anmeldung mitzuteilen, ob sie ihren Aufenthalt durch ein Stipendium (z. B. Erasmus+) oder Mittel ihrer Heimatinstitution finanzieren können und kein Honorar benötigen. Wenn wir die Budgetgrenze für Honorare erreichen, werden wir die Fachbereiche/Gastgebenden mit den meisten Gästen bitten, alternative Finanzierungsmöglichkeiten zu prüfen oder zu entscheiden, welche ihrer Gäste diesmal kein Honorar erhalten können.

Als potentielle*r Gastgeber*in haben Sie im Oktober per E-Mail einen digitalen Infoflyer (Deutsch | Englisch) erhalten, den Sie an Ihren Wunsch-Gast oder auch mehrere Wunsch-Gäste weiterleiten können. Besprechen Sie mit Ihrem potentiellen Gast, für welche Aktivitäten Sie den Gast einladen möchten und ob Ihr Gast an der gesamten IW (18.-22. Mai 2026) oder nur an einzelnen Tagen teilnehmen möchte. Anschließend meldet sich Ihr Gast über das Online-Formular (auf dem digitalen Flyer verlinkt) an und gibt Sie als Gastgeber*in an. Die Frist für die Anmeldung ist der 4. Januar 2026. Das Organisationsteam der IW sichtet die eingehenden Anmeldungen dann mit Hinblick auf Exportkontrolle (siehe unten "Hinweis zur Exportkontrolle") und Finanzierungsmöglichkeiten.

Sie und Ihr Gast erhalten voraussichtlich bis Ende Januar eine Rückmeldung, ob der Gast teilnehmen kann. Falls ja, erhält Ihr Gast danach ein offizielles Einladungsschreiben der HSBI und Sie beide bekommen Informationen zur weiteren Planung und Organisation. Bei Gästen, die aus einem sanktionierten Land kommen, kann die Rückmeldung mehr Zeit in Anspruch nehmen.

Hochschulen in Deutschland sind verpflichtet, die Weitergabe wissenschaftlicher Erkenntnisse, die für militärische Zwecke ge- und missbraucht werden können, zu kontrollieren und falls nötig zu beschränken. Wenn Sie Gäste einladen möchten, die in den letzten 5 Jahren ihren Lebensmittelpunkt nicht ausschließlich in der Europäischen Union, Australien, Island, Japan, Kanada, Neuseeland, Norwegen, der Schweiz, Liechtenstein, dem Vereinigten Königreich oder den USA hatten, muss daher die Einladung exportkontrollrechtlich geprüft werden.

Ihr Gast muss bei der Anmeldung selbst wahrheitsgemäß angeben, ob er*sie sich in den letzten 5 Jahren außerhalb der oben genannten Länder aufgehalten hat. Wir setzen uns in diesem Fall mit Ihnen in Verbindung und bitten Sie, einen zusätzlichen Fragebogen zum geplanten Besuch des Gastes auszufüllen.

Hintergrundinfos zur Exportkontrolle erhalten Sie in diesem Video: