Informationen für Gastgeber*innen

Wegweiser vor Sonnenuntergang

Sie wollen an der HSBI Gäste oder Mitarbeitende aus dem Ausland empfangen? Wunderbar! Hier erfahren Sie, wie Sie mit dem Welcome Center den Aufenthalt vorbereiten können. Melden Sie sich bei Fragen gerne telefonisch oder per E-Mail an welcome@hsbi.de.

 

Vorab: Finanzierung klären

Falls Sie einen ausländischen Gast empfangen wollen, aber die Finanzierung noch unklar ist, beraten wir Sie gern zu verschiedene Optionen und unterstützen beim Erstellen der nötigen Bewerbungsdokumente seitens der HSBI (z. B. Betreuungszusage, Einladungsschreiben, etc.):

1) Gast / neue*n Mitarbeiter*in beim Welcome Center anmelden

Wenn die Finanzierung feststeht, kündigen Sie Ihren Gast bzw. neue*n Mitarbeiter*in aus dem Ausland bitte möglichst frühzeitig bei uns an oder senden Sie dem Gast den Registrierungslink für das Welcome Center. Wir bieten dann Beratung und Unterstützung zu folgenden Themen:

    • Visum, Aufenthaltsgenehmigung und auf Wunsch Begleitung bei Behördengängen
    • Anreise, Abreise und Unterkunft
    • Stipendien, Gehalt, Steuern und Rente
    • (hochschul)kulturelle Fragen und Sprachkurse
    • Versicherungen, medizinische Versorgung, Bankkonto
    • Kinderbetreuung, Schule und Familienfragen
2) Ggf. Personalabteilung informieren

Wenn Ihr Gast kein Beschäftigungsverhältnis mit der HSBI eingeht und kein HSBI-Konto (Zugang zu ILIAS, Webmail etc.) benötigt, können Sie diesen Schritt überspringen.

Wenn Ihr Gast ein HSBI-Konto (Zugang zu ILIAS, Webmail etc.) benötigt, aber keinen Arbeitsvertrag abschließt, bitten Sie die Personalsachbearbeitung Ihres Fachbereichs, einen Gastwissenschaftler*innenvertrag aufzusetzen.

Wenn ein Arbeitsvertrag geschlossen werden soll, schicken Sie der Personalabteilung bitte die entsprechenden Einstellungsunterlagen aus dem Intranet. In diesem Fall wird automatisch auch ein HSBI-Konto angelegt.

3) Dokumente für Visum/Aufenthaltsgenehmigung bereitstellen

Je nachdem, wie lange und aus welchem Land Ihr Gast bzw. neue*r Mitarbeiter*in nach Deutschland kommt, ist für den Aufenthalt eventuell ein Visum bzw. eine Aufenthaltsgenehmigung nötig. Der Visumsantrag kann mehrere Monate in Anspruch nehmen und sollte daher möglichst früh gestellt werden. Für die Erteilung wird häufig ein Einladungsschreiben seitens Ihres Fachbereichs gebraucht. Wir informieren Sie gern, welche Dokumente nötig sind, und stellen Ihnen Textvorlagen bereit.

4) Arbeitsplatz vorbereiten
Sorgen Sie rechtzeitig dafür, dass Ihr Gast bzw. neue*r Mitarbeiter*in einen Arbeitsplatz in Ihrem Fachbereich erhält. Bedenken Sie, dass auf dem PC gegebenenfalls die Sprache des Betriebssystems oder die Tastaturbelegung umgestellt werden müssen. Lassen Sie bei längeren Aufenthalten auch das Türschild anpassen.
5) Schließberechtigungen und WLAN-Zugriff einrichten lassen

Bitte informieren Sie das Welcome Center, wenn für Ihren Gast bzw. neue*n Mitarbeiter*in Schließberechtigungen eingerichtet werden sollen. Wenn ein Gast nur kurz bleibt und keine HSBI-Kennung erhält, kann außerdem ein Gast-Zugang zum WLAN eingerichtet werden.

6) Begrüßung und Einarbeitung organisieren

Das Dezernat für Personal und Organisation stellt im Intranet Leitfäden für die Einführung neuer Mitarbeiter*innen bereit. Achten Sie darauf, neuen Mitarbeiter*innen aus dem Ausland Einstellungspat*innen zuzuweisen, da viele Abläufe an einer deutschen Hochschule sich von denen im Heimatland unterscheiden können. Abgedeckt werden sollten zum Beispiel die Themen:

    • Digitales Kennenlernen vor der Anreise
    • Abholung am Bahnhof (auf Wunsch durch das Welcome Center)
    • Begrüßung am ersten Tag an der HSBI
    • Führung durch die Hochschule und den Fachbereich
    • Bekanntmachen mit Kolleg*innen
    • Nutzung der CampusCard
    • Essens-Möglichkeiten auf dem Campus
    • Hochschulkultur (duzen oder siezen und Dresscode am Fachbereich; Hierarchien und Rollenverständnis, z. B. auch zwischen Lehrenden und Studierenden)
    • Drucken, telefonieren, WLAN und Intranet
    • Arbeitszeiterfassung, Krankmeldung, Dienstreisen

Bei Fragen und Problemen unterstützen wir gerne.