Alma: Informationen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung des Bibliotheksmanagementsystems
(Version dieser Datenschutzhinweise zur o. a. Verarbeitung: 02 vom 03.04.2023)
Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Hochschule Bielefeld (HSBI) für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13, 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) nach.
Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe, ,,personenbezogene Daten", ,,Verarbeitung",
„Verantwortlicher", ,,Dritter" etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der EU-DSGVO verwiesen.
Die Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten, die innerhalb der Hochschulbibliothek der Hochschule Bielefeld verarbeitet werden, ausgenommen hiervon sind hochschuleigene Portale der Hochschule Bielefeld (ILIAS, Medienportal, Webseite).
Zweck der Verarbeitung
Das Bibliotheksmanagementsystem Alma ist die zentrale Verwaltungssoftware zur Steuerung wesentlicher Kernprozesse in einer modernen wissenschaftlichen Bibliothek. Dazu gehört der Betrieb eines Portals für wissenschaftliche Recherchen mit der Nutzung bibliographischer und elektronischer lizenzierter Inhalte und entsprechenden Servicefunktionen wie auch die Verwaltung der Nutzerdaten im Rahmen der Medienausleihe (einschließlich Fernleihe), der Verlängerung, Vormerkung, Durchführung von Gebühren- und Mahnprozesse als auch die Nutzerkommunikation.
Kontaktdaten
Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Hochschule Bielefeld, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird vertreten durch die Präsidentin Frau Prof. Dr. Schramm-Wölk.
Kontaktdaten des Verantwortlichen
Hochschule Bielefeld Die Präsidentin Interaktion 1
33619 Bielefeld
Tel.: 0521106-7701
Web.: www.hsbi.de
Ansprechpartner
Name: Dr. Karin llg
E-Mail: karin.ilg@hsbi.de
Tel.: +49.521.106-3382
Web.: www.hsbi.de
Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Die Datenschutzbeauftragte erreichen Sie postalisch unter der Adresse der Verantwortlichen oder wie folgt:
E-Mail: datenschutzbeauftragte@hsbi.de
Tel.: 0521106-7743
Web.: www.hsbi.de/datenschutzbeauftragte
Art und Umfang verarbeiteter personenbezogenen Daten
a) Personenstamm-und Kontaktdaten
- Anrede, Vorname, Nachname, Titel, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Postadresse, E-Mailadresse
- Beschäftigtendaten: Zugeordnete Einrichtung, E-Mailadresse (keine Postadresse)
- Studierendendaten: Fachbereich, Matrikelnr., SOSPOS-Kennzeichen, E-Mailadresse, Postadresse
- Bibliotheksbenutzergruppe, Status, Datum der letzten Benutzeraktivität, bevorzugte Sprache, Bibliotheksnr., Datum der Nutzungszulassung, Dauer der Ausweisgültigkeit, Widerspruchsverfahren, Ausschluss von der Benutzung, Primäre Kennung, PIN
- Sperren, Gebühren
- Optional: Angabe zu Beeinträchtigungen (freiwillig).
b) Benutzungsdaten im Rahmen des Ausleihverfahrens
- Ausleihen (Titel, Fälligkeitsdatum, Ausleihdatum, Ausleihstatus, Ausleihnotiz)
- Rückgaben (Titel, Rückgabedatum)
- Erwerbungswünsche und Vormerkungen (Titel, Bestelldatum)
- IP-Adressen der Nutzenden (Online-Fernleihe).
Diese Daten werden verarbeitet, um physische und elektronische lizenzierte Medien an Bibliotheksnutzer*innen auszuleihen und im Rahmen der physischen Medienausleihe eventuell anfallende Gebühren erheben zu können.
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten sind Art. 6 lit. b) und c)
i.V.m. Art. 88 DSGVO i.V.m §18 Abs.1 DSG NRW, Art. 6 Abs. 1 lit. e) und Abs. 3 lit. b) und Art. 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m §§2 Abs. 4, 3 sowie §8 Abs. 1 HG NRW i.V.m. §11 Bibliotheksordnung für die Hochschulbibliothek der Hochschule Bielefeld, Art. 6 Abs. 1 lit. a) nach §48 Abs.6 HG NRW, Art. 9 Abs. 2 lit. e) DSGVO.
Im Einzelnen:
Im Rahmen der Nutzung der Hochschulbibliothek erfolgt die Datenverarbeitung für Mitglieder der Hochschule auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 lit. b.) auf Basis der Erforderlichkeit für eine Aufgabe, die im öffentlichen Interesse ist. Für Nutzer*innen der Hochschulbibliothek, die nach §9 HG NRW der Hochschule angehörig sind, ergibt sich die Rechtmäßigkeit aus Art. 6 Abs. 1 lit. b) gemäß der Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung. In Bezug auf die Nutzung als zugelassene Schüler*innen nach §48 Abs. 6 HG NRW erfolgt die Datenverarbeitung anhand der Einwilligung in die Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a).
Soweit personenbezogene Daten der Beschäftigten der Hochschule Bielefeld verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Erfüllung eines Vertrags und für Beamter*in auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung.
Im Rahmen der Bereitstellung von Angaben zu Autor*innen ergibt sich die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung aus Art. 6 Abs. 1 lit. b), da die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, die im Interesse bzw. der Anfrage der betroffenen Person erfolgen. Hinsichtlich der Angaben zu Autor*innen bei Medien, die durch die Betroffenen selbst öffentlich gemacht wurden, erfolgt die Datenverarbeitung auf Basis von Art. 9 Abs. 2 lit. e).
In Bezug auf die Durchführung von Geschäftsbeziehungen (z.B. Lieferantendaten) erfolgt die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. e) anhand der Erforderlichkeit zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben.
Bitte beachten Sie den Hinweis, dass sensible und schutzwürdige Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO im Rahmen der Nutzung des Bibliotheksmanagementdiensts Alma nicht erhoben werden.
Dauer der Verarbeitung / Datenlöschung
a) Personenstamm-und Kontaktdaten
- Daten von Personen, die ihren Status als Mitglieder oder Angehörige der Hochschule Bielefeld verlieren, werden nach 365 Tagen Inaktivität (weder Medien entliehen noch Vormerkungen vorgenommen) gelöscht.
- Daten von Personen, die weder Mitglieder noch Angehörige der Hochschule Bielefeld sind, werden nach 365 Tagen Inaktivität (weder Medien entliehen noch Vormerkungen vorgenommen) gelöscht.
b) Benutzungsdaten im Rahmen des Ausleihverfahrens
- Benutzungsbezogene Daten werden 180 Tage nach Abschluss des Vorgangs (in der Regel Rückgabe eines Mediums bzw. Zahlung einer Gebühr) anonymisiert.
- Bei der Online-Fernleihe werden die IP-Adressen der Nutzenden bereits nach sieben Kalendertagen anonymisiert.
Datenübermittlung
Empfänger/ Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind. Im Rahmen der Nutzung des Bibliotheksmanagementsystems Alma findet die Datenspeicherung in einer Cloud statt. Die Datenschutzhinweise des Anbieters Hochschulbibliothekszentrum (hbz) ist einzusehen unter https://www.hbz-nrw.de/datenschutz.
Die Daten werden an folgende Empfänger außerhalb der Hochschule übermittelt:
- Im Rahmen einer Auftragsverarbeitung (Hosting & Support) an das Konsortium Cloudbasiertes Bibliotheksmanagementsystem, dass durch das Hochschulbibliothekszentrum (hbz) vertreten wird.
- Im Rahmen einer Unterauftragsverarbeitung (Support & Einzelaufträge) an das Hochschulbibliothekszentrum (hbz) des Landes Nordrhein-Westfalen.
- Im Rahmen einer Unterauftragsverarbeitung (Bereitstellung & Hosting) an die Ex Libris (Deutschland) GmbH.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Das Bibliotheksmanagementdienst Alma ist ein Dienst, der im Rahmen der Unterauftragsverarbeitung an die Ex Libris GmbH in Bezug auf den Kundensupport (Second-Level-Support) auch in Israel erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in Drittländer statt. Die Hochschule Bielefeld hat mit dem Konsortium Cloudbasiertes Bibliotheksmanagementsystem, welches durch das Hochschulbibliothekszentrum (hbz) vertreten wird, einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Die Unterauftragsverarbeiter Ex Libris GmbH unterliegt gleichwertigen Verpflichtungen hinsichtlich der Datenverarbeitung, zu denen sich das Hochschulbibliothekszentrum (hbz) verpflichtet hat.
Ihre Rechte als betroffene Person
Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die EU-DSGVO gewährten Rechte geltend machen:
- das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 EU-DSGVO) bei dem unter 2.1 angegebenen Kontakt,
- das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 EU-DSGVO),
- das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 EU-DSGVO,
- das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 EU-DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen,
- das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen (für die Zukunft ab dem Zeitpunkt des Widerrufs). Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 EU-DSGVO),
- das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 EU-DSGVO.
Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 EU-DSGVO), zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen
Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Gültigkeit dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die Hochschule Bielefeld veröffentlichten Fassung.
Stand: April 2023
