Nach der Auftaktveranstaltung Anfang Februar im Fachbereich Gestaltung setzte der Lenkungsausschuss Teilprojektgruppen für die Arbeitsfelder Etablierung neuer Leitungsstrukturen, Ausgestaltung der Neuorganisation der Fachbereiche, Neuorganisation der Forschungsberatung und -verwaltung, Neuorganisation der Studienberatung, Entwicklung eines neuen Konzeptes zur Wirtschaftsplanung und Einführung der kaufmännischen Buchführung, Erweiterung des Akademischen Personalmanagements, Begleitung von Bauvorhaben und Realisierung eines Data Warehouses ein, die dem Lenkungsausschuss jetzt die ersten Zwischenergebnisse aus vielen Arbeitssitzungen vorstellten. Im Wintersemester 2008/09 werden die Konzepte und Pläne weiter entwickelt, um im Jahr 2009 die zum Teil bereits begonnene Umsetzung in die Praxis evaluieren zu können.
Qualitätsoffensive 2008/2009: Zwischenergebnisse
Etablierung neuer Leitungsstrukturen (Teilprojekt 1)
Im diesem Teilprojekt wird das Ziel verfolgt, ein möglichst effektives Zusammenwirken der verschiedenen Gremien der Fachhochschule Bielefeld zu erreichen. Dabei sollen die in den gesetzlichen Vorgaben (Hochschulgesetz, Grundordnung der Fachhochschule Bielefeld) verankerten neuen Leitungsstrukturen möglichst zielführend etabliert werden können. Im Teilprojekt wurden die Strukturen in einem ersten Entwurf eines Organigramms abgebildet, die Verknüpfungen zwischen den Gremien in einer tabellarischen Übersicht verdeutlicht und verschiedene Themen, wie z. B. die Zusammenarbeit von Gremien in gemeinsamen Sitzungen oder die personelle Unterstützung, diskutiert. Die verschiedenen Lösungsansätze werden weiter ausgearbeitet und die Abläufe, die mehrere Gremien betreffen, sollen in Form von Prozessbeschreibungen dargestellt werden, um dadurch Transparenz zu schaffen.
Ausgestaltung der Neuorganisation der Fachbereiche (Teilprojekt 2)
In den Fachbereichen wurden zwei neue Funktionen "Fachbereichsreferent" und "Studiengangsleiter" eingerichtet. Dies dient dazu, die Dekane zu stärken und durch neue Verantwortlichkeiten die Qualität der Lehre zu verbessern. Im Teilprojekt "Ausgestaltung der Neuorganisation der Fachbereiche" sollen nun die Aufgaben sowie das Zusammenwirken der Funktionsträger ausgearbeitet werden. In einem ersten Schritt wurden Aufgabenbeschreibungen für beide Funktionen definiert. Als nächstes sollen die Schnittstellen zwischen diesen beiden und anderen Funktionen beschrieben werden. Dabei ist zu prüfen, ob der teilweise umfassende "Aufgabenkatalog" weiter reduziert werden kann. Zuletzt werden für einzelne Prozesse, die die verschiedenen Funktionen betreffen, Prozessbeschreibungen erstellt.
Neuorganisation der Forschungsberatung und -verwaltung (Teilprojekt 3)
Hintergrund des Teilprojektes ist das Ziel die Leistungen im Bereich Forschung, Entwicklung und Transfer weiter zu steigern. Um dieses Ziel zu erreichen, sollen Serviceleistungen wie Forschungsberatung und -verwaltung optimiert werden. Hierzu wurde das so genannte FITT-Team (Forschung, Innovation, Technologie und Transfer) eingerichtet. Zusätzlich sollen die Abläufe zwischen dem FITT-Team und den forschenden Professoren optimiert werden. Als erster Schritt wurde eine Prozessbeschreibung erstellt, die im 2. Halbjahr weiterentwickelt wird. Weitere Prozessbeschreibungen zur transparenten Darstellung der gemeinsam durchzuführenden Prozessschritte sollen folgen.
Neuorganisation der Studienberatung (Teilprojekt 4)
Ein weiteres Ziel der Fachhochschule Bielefeld ist es, die Studienbedingungen zu verbessern. Hierzu wurde auf Anregung von Studierenden die Einführung einer zentralen Studienberatung durch das Rektorat beschlossen. Das Teilprojekt beschäftigt sich nun mit der Ausgestaltung der neuen Funktion sowie mit den Schnittstellen mit Personen, die bisher verschiedene Zielgruppen beraten. Die Arbeitsgruppe hat zunächst definiert, was sie unter einer kundenorientierten Studienberatung versteht. Anschließend wurde ein Beispiel einer zentralen Studienberatung einer anderen Hochschule vorgestellt und zu den eigenen Anforderungen in Beziehung gesetzt. Im Folgenden soll nun ein Feinkonzept ausgearbeitet und die Beschreibung von Prozessen für die Zielgruppe(n) vorgenommen werden.
Entwicklung eines neuen Konzepts zur Wirtschaftsplanung und Einführung der kaufmännischen Buchführung (sowie der Bugetierung) (Teilprojekt 5)
Mit dem Hochschulfreiheitsgesetz wird eine größere Autonomie der Hochschule erreicht. Um auch in den einzelnen Bereichen der Fachhochschule Bielefeld Autonomie zu ermöglichen, soll die Budgetierung der Bereiche sowie die kaufmännische Buchführung eingeführt werden. Darüber hinaus soll ein Konzept zur Wirtschaftsplanung erstellt werden. Zur Umsetzung dieser Ziele hat das Teilprojekt im Projektverlauf ein Konzept zur Einführung der Budgetierung erarbeitet. Für die kaufmännische Buchführung liegt ein Zeitplan für die Einführung vor. Ob die Umsetzung im Rahmen des vorgesehenen Zeitplans erfolgen kann, ist von verschiedenen Rahmenbedingungen abhängig, die im Vorfeld geklärt werden müssen. Ziel ist es im Wintersemester die erforderlichen Entscheidungen zu treffen und damit die Umsetzung voranzutreiben.
Erweiterung des Akademischen Personalmanagements (Teilprojekt 6)
Die Fachhochschule Bielefeld hat bereits umfangreiche Maßnahmen zum Personalmanagement implementiert. Diese bezogen sich jedoch vorrangig auf die Zielgruppe "Professoren". Im Rahmen der Qualitätsoffensive befasst sich nun das Teilprojekt "Erweiterung des Akademischen Personalmanagements" mit der Zielgruppe "Wissenschaftliche Mitarbeiter". Bisher wurde eine Klärung der hochschulpolitischen Zielperspektive vorgenommen sowie ein Vorschlag zum Thema "Lehraufträge" erarbeitet. Im weiteren Verlauf des Teilprojektes soll ein Vorschlag zur künftigen Mitarbeiterstruktur und zu den Aufgaben der wissenschaftlichen Mitarbeiter erarbeitet werden.
Begleitung von Bauvorhaben (Teilprojekt 7)
Die Fachhochschule Bielefeld verfolgt weiterhin das Ziel, einen zentralen Campus für die Hochschule zu realisieren. Im Zuge der Umsetzung wurde im Teilprojekt "Begleitung von Bauvorhaben" zum einen eine Flächenbedarfsermittlung, gekoppelt an ein landesweites Projekt, vorgenommen und zum anderen ein Raum- und Funktionsprogramm für den Neubau der Fachhochschule Bielefeld auf dem Hochschulcampus entwickelt. Die Ergebnisse wurden bereits den Vertretern der einzelnen Bereiche der Hochschule vorgestellt. Das Projekt ist seit Ende Mai abgeschlossen.
Realisierung eines Data Warehouses (Teilprojekt 8)
Um sich im zunehmenden Wettbewerb der Hochschulen gut positionieren zu können, benötigt die Fachhochschule Bielefeld zahlreiche Daten zu Steuerungszwecken. Durch die Veränderungen in der Hochschullandschaft sowie die hochschulinternen Veränderungen sind zusätzliche Bedarfe entstanden. Ziel des Teilprojektes "Realisierung eines Data Warehouses" ist es, die Datengewinnung über ein Data Warehouse zu erleichtern. Die Arbeitsgruppe hat zunächst eine Bestandsaufnahme der aktuell bereitgestellten Daten vorgenommen, das interne und externe Berichtswesen betrachtet, die Datenbereitstellung im Intranet analysiert und zusätzlich die Bedarfe bzw. Anforderungen der Fachbereiche und zentralen Einrichtungen erhoben. Im Wintersemester soll ein erster Prototyp eines Data Warehouses entwickelt werden. Parallel wird die Bedarfserhebung fortgeführt bzw. ausgedehnt.
Projektbegleitung durch die HIS GmbH
Die Qualitätsoffensive 2008/2009 der Fachhochschule Bielefeld wird durch die HIS GmbH begleitet. Die Hauptaufgaben der HIS waren im ersten Halbjahr die Beratung beim Projektmanagement, Prozessberatung, Moderation, Fachberatung, Erfahrungsaustausch mit anderen Hochschulen vermitteln sowie die Unterstützung der teilprojektübergreifenden Arbeit.
Workshop zur Darstellung und Beschreibung von Prozessen:
Zusätzlich wurde im Rahmen der Qualitätsoffensive ein teilprojektübergreifender Workshop zur Darstellung und Beschreibung von Prozessen organisiert, da in verschiedenen Teilprojekten die Abläufe in Form von Prozessdarstellungen und -beschreibungen veranschaulicht werden sollen. Ziel des Workshops war es zum einen, die Kenntnisse über Prozessbeschreibungen angleichen und zum anderen, ein einheitliches Vorgehen der Projekte bzw. Standards zur Prozessdarstellung abstimmen, um dadurch für die Nutzer ein besseres, leichteres Verständnis der verschiedenen Prozessdarstellungen zu ermöglichen.
Projektkoordinator:
Stabsstelle Qualitätsmanagement
Simone Schmidt
Kurt-Schumacher-Straße 6
33615 Bielefeld
Tel. 0521/ 106-7783
simone.schmidt@fh-bielefeld.de
