Nutzungskonzept

Im Sommer 2024 wurden 30 Beschäftigte aus Fachbereichen, Zentralen Einrichtungen und Hochschulverwaltung „von der Professorin bis zum Auszubildenden“ in 10 Workshops und Kleingruppengesprächen zu ihren prozessbezogenen Informationsbedarfen und Erwartungen an den Prozessnavigator befragt. Die Ergebnisse bilden die Richtschnur für die Konzeption und Umsetzung des HSBI-Prozessnavigators.

Fragen an die Nutzer:innen im Rahmen der Bedarfserhebung

• Welche Prozesse sind aus Nutzersicht besonders relevant?
• Welche Prozesse haben für die Nutzer:innen besondere Priorität und sollten als erste abgebildet werden?
• Was macht das Portal erfolgreich?
• Welche Anforderungen bestehen an Navigation und Funktionalität?

Bedarfe und Erwartungen der Nutzer:innen

Sichtbarkeit & Erreichbarkeit

• Hochschulweite Bekanntheit des Prozessnavigators
• Leichte Auffindbarkeit des Prozessnavigators über verschiedene Kanäle

Bündelung von Informationen

• Prozessnavigator als "Single Point of Service": Ein zentraler Einstiegspunkt ohne Systembrüche
• Zugriff auf Prozessbeschreibungen, Formulare, Hintergrundinformationen, Website-Inhalte und Ansprechpersonen
• Einheitliche und verständliche Benennung von Dokumenten

Transparenz & Nachvollziehbarkeit

• Klare Zuständigkeiten und Abläufe
• Verständliche Darstellung von Prozessen

Aktualität & Vollständigkeit

• Stets aktuelle Inhalte
• Vollständiger Zugriff auf relevante Formulare und Prozesse

Usability & Navigation

• Intuitive und barrierefreie Nutzung
• Prozesse sollen „binnen 3 Minuten auffindbar und nachvollziehbar“ sein
• Klare Gliederung mit optionaler Vertiefung
• Einführungen zu Themenfeldern
• Mehrere Navigationsoptionen (z.B. Oberflächennavigation, Suchfunktion)

Folgende weitere Wünsche werden laufend auf Machbarkeit geprüft:

• Integrierter Chatbot zur Unterstützung bei der Informationssuche
• Adaptives Portal mit nutzerrelevanten Vorschläge