Umsetzung im Überblick
Die Realisierung des Prozessnavigators verfolgt einen agilen Ansatz. Zentrale Arbeitspakete sind:
Arbeitspaket 1: Kick-off und Projektmanagement
Das Vorhaben zur Realisierung des Prozessnavigators wurde im Dezember 2023 in einem extern begleiteten Workshop projektiert. Hierbei wurden Ziele und Vorgehen geklärt und Bedarfe aus Nutzerperspektive initial erhoben.
Die laufende strategische Steuerung des Vorhabens erfolgt durch die Steuerungsgruppe Prozessmanagement, die operative Steuerung und Umsetzung durch das Team Hochschulweites Prozessmanagement.
Arbeitspaket 2: Nutzungskonzept und Anforderungsmanagement
Im Sommer 2024 wurde ein initiales Nutzungskonzept für den Prozessnavigator entwickelt.
Dafür wurden 10 Gespräche und Workshops mit 30 Vertreter:innen des Nutzerpools durchgeführt. Folgende Fragen standen im Fokus:
- Welche Prozesse sind aus Nutzersicht besonders relevant?
- Welche Prozesse haben für die Nutzer:innen besondere Priorität?
- Was macht das Portal erfolgreich?
- Welche Anforderungen bestehen an Navigation und Funktionalität?
Ergänzend wurden 15 Gespräche mit 21 Vertreter:innen prozessverantwortlicher Einheiten durchgeführt.
Das Nutzungskonzept wird im Rahmen des Auf- und Ausbaus des Prozessnavigators kontinuierlich fortgeschrieben.
Arbeitspaket 3: Systematisierung der hochschulischen Prozesse
In einem agilen, interativen Vorgehen entstehen nutzerorientierte Prozess-Systematiken für die Prozessbereiche
- Unterstützung im Arbeitsalltag,
- Leitung und Selbstverwaltung,
- Studium und Lehre sowie
- Forschung, Entwicklung und Transfer
in Zusammenarbeit mit dem Nutzerpool und den prozessverantwortlichen Einheiten. Diese werden im Rahmen der Prozesserhebung und -abbildung verfeinert und kontinuerlich aktualisiert.
Während viele hochschulische Prozesslandkarten Prozesse aus Verwaltungssicht oder aus Sicht weiterer prozessverantwortlicher Einheiten abbilden, verfolgt die HSBI einen konsequent nutzerorientierten Ansatz. Ziel ist es, "End-to-end"-Prozesse aus der Perspektive der Nutzer:innen in ihren Rollen als Beschäftigte, Lehrende, Forschende, Leitungen, Vorgesetzte und Funktionsträger:innen der akademischen Selbstverwaltung bereitzustellen.
Arbeitspaket 4: Integration von Prozessen und Optimierung der Usability
Aufbauend auf der Erhebung von Prozessinformationen erfolgt eine nutzerorientierte Aufbereitung und Integration in den Prozessnavigator. Bei der Abnahme der Prozesse durch die Prozesseigner:innen werden Möglichkeiten für schnell realisierbare Prozessoptimierungen im Sinne von "Quick-wins" erörtert und nach Möglichkeit direkt realisiert.
Für die Darstellung von Prozessen und die Verknüpfung prozessbezogener Informationen nutzt der Prozessnavigator die Software BIC Process Design. Um eine möglichst leichte Bedienbarkeit sicherzustellen, kombiniert der Prozessnavigator die Software BIC Process Design bis auf Weiteres mit dem HSBI-Intranet.
Die Aufbereitung der Prozesse und die Navigation im Prozessnavigator wurde zu unterschiedlichen Entwicklungsständen von Vertreter:innen des Nutzerpools gestestet und auf Basis des Feedbacks iterativ weiterentwickelt. Die Software BIC Process Design wurde dabei bestmöglich auf die Bedarfe der HSBI und der Nutzer:innen zugeschnitten. Beraten wurde das Projektteam bei der Optimierung der Usability durch die Hochschulkommunikation, den Fachbereich Gestaltung und externe Expert:innen.
Im Vorfeld des Go-live fanden im Sommer 2025 vier Nutzertests mit insgesamt 16 Vertreter:innen des Nutzerpools statt, um die Usability zu testen.
Arbeitspaket 5: Go-live
Der Go-live des Prozessnavigators im September 2025 wird durch kommunikative Maßnahmen und Einführungsangebote flankiert. Bis zum Sommersemester 2026 stehen die bisherigen Informationsstrukuren parallel zum Prozessnavigator zur Verfügung, um einen flexiblen und entspannten Umstieg zu ermöglichen.
Arbeitspaket 6: Sukzessiver Auf- und Ausbau des Prozessnavigators
Im Anschluss an den Go-live werden sukzessive weitere Prozessbereiche und Prozesse in den Prozessnavigator integriert. Die Priorisierung orientiert sich dabei an den Wünschen der Beschäftigten und erfolgt gleichzeitig in enger Abstimmung mit den prozessverantwortlichen Einheiten.
