Ziele, Benefits und Inhalte

Ziel des Prozessnavigators ist es, Freiräume für die Kernaufgaben in Lehre, Forschung, Transfer, Leitung und Service zu schaffen, indem Beschäftigte bei administrativen Aufgaben entlastet werden. Zudem fördert der Prozessnavigator das Wissensmanagement sowie die bereichsübergreifende Zusammenarbeit, unterstützt das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen und bietet vielfältige Ansatzpunkte für Prozessoptimierungen.

Konkrete Vorteile für Beschäftigte

• „Alles an einem Ort“: Der Prozessnavigator verknüpft folgende prozessbezogene Informationen:
  • Prozesse aus Nutzersicht vom Prozessstart bis zum Ergebnis
  • Zuständige Ansprechpersonen
  • Aktuelle Formulare und Handreichungen
  • Direktlinks zu IT-Systemen (z.B. ESS)
  • E-Mail-Vorlagen für Prozesse mit formloser Kommunikation
  • Rechtsgrundlagen und Hintergrundinfos
• „Vom Nutzer aus gedacht“: Nutzerorientierte Navigation und Prozessdarstellung aus den Perspektive als Beschäftigte:r, Lehrende:r, Forschende:r, Vorgesetzte:r und Funktionsträger:in der akademischen Selbstverwaltung
• „End-to-end-Prozesse“: Bereitstellung von Informationen zum konkreten Ablauf von Prozessen vom Start bis zum Ergebnis aus Perspektive der Nutzer:innen

Vier Prozessbereiche - sukzessiver Ausbau

Prozessbereich „Unterstützung im Arbeitsalltag“

• Für wen? Für alle Beschäftigten „von der Professorin bis zum Auszubildenden“        
• Beispielprozesse: Dienstreise beantragen und abrechnen, Krankmeldung vornehmen, Beschaffung durchführen, Präsidiumsvorlage erstellen

Prozessbereich „Leitung und Selbstverwaltung“

• Für wen? Für Leitungen von Organisationseinheiten und Funktionsträger:innen der akademischen Selbstverwaltung
• Beispielprozesse: Stelle ausschreiben, Mitarbeiter:innengespräch führen, Berufungskommission leiten

Prozessbereich „Studium und Lehre“

• Für wen? Für Lehrende, Prüfende und Studiengangsleitungen
• Beispielprozesse: Studiengang entwickeln und akkreditieren, Lehrveranstaltung organisatorisch planen, Kompetenzen, Qualifikationen und Leistungen anerkennen und anrechnen

Prozessbereich „Forschung, Entwicklung und Transfer“

• Für wen? Für Forschende
• Beispielprozesse: Forschungsprojekt beantragen, Kooperationsforschung vorbereiten, Drittmittel anzeigen, Newsletter Forschungsförderung abonnieren

Die Priorisierung des sukzessiven Auf- und Ausbaus erfolgt entlang der Bedarfe der Beschäftigten.