Projektakteur:innen

Die Konzeption und Realisierung des Prozessnavigators wird von folgenden Projektakteur:innen getragen:

Steuerungsgruppe Prozessmanagement als strategischer Impulsgeber

Die Steuerungsgruppe Prozessmanagement begleitet die Entwicklung des Prozessnavigators auf strategischer Ebene. Sie gibt wichtige Impulse für die Ausrichtung des Vorhabens und sorgt für eine enge Anbindung an die Gesamtstrategie der HSBI.

Mitglieder der Steuerungsgruppe sind

• Prof. Dr. Ingeborg Schramm-Wölk, Präsidentin
• Prof. Dr. Michaela Hoke, Vizepräsidentin für Wirtschafts- und Personalverwaltung
• Prof. Dr. Ulrich Schäfermeier, Vizepräsident für Studium und Lehre
• Prof. Dr. Michael Stricker, Sprecher der Fachbereichskonferenz
• Simone Darnauer, Leitung Dezernat Planung, Controlling, Qualitätsmanagement
• Oliver Scheele, Leitung Dezernat Personal und Organisation

Nutzerpool als Sparringspartner für Usability und Praxistauglichkeit

Ein breit zusammengesetzer Nutzerpool mit Vertreter:innen aus allen Beschäftigtengruppen "von der Professorin bis zum Auszubildenden" unterstützt von Beginn an die Realisierung des Prozessnavigators und bringt Perspektiven aus

• Fachbereichen,
• Zentralen Einrichtungen und
• Hochschulverwaltung

ein. Im Nutzerpool vertreten sind insbesondere Kolleg:innen, die

• erst seit Kurzem an der HSBI beschäftigt sind oder aber 
• aufgrund ihrer Schnittstellenfunktionen oder Aufgaben im Rahmen des Onboardings neuer Kolleg:innen über ein breites Überblickswissen zu typischen prozessbezogenen Fragen der HSBI-Beschäftigten verfügen.

Zentrale Bausteine der Unterstützung des Vorhabens durch den Nutzerpool waren 10 Workshops und Kleingruppengespräche mit 30 Nutzer:innen im Rahmen der initialen Bedarfserhebung im Sommer 2024 sowie vier Nutzertests mit insgesamt 16 Kolleg:innen im Vorfeld des Go-live im Sommer 2025. Bei der Optimierung der Usability wurde das Projektteam zudem durch das Team der Hochschulkommunikation, den Fachbereich Gestaltung und externe Expert:innen beraten und unterstützt.

Prozessverantwortliche Einheiten als Fach- und Umsetzungsexperten

Die prozessverantwortlichen Einheiten bringen bei der Erhebung und Abbildung der Prozesse ihre spezifische Fach- und Umsetzungsexpertise ein. Im Rahmen der initialen Erarbeitung des Nutzungskonzepts wurden 15 Gespräche mit insgesamt 21 Vertreter:innen prozessverantwortlicher Einheiten im Sommer 2024 geführt.

Beim Auf- und Ausbau des Portals erfolgt eine enge Zusammenarbeit mit den Fachexpert:innen, wie z.B. Sachbearbeitungen, aber auch den jeweiligen Prozesseigner:innen (i.d.R. Dezernent:innen, Leiter:innen zentraler Einrichtungen, Präsidiumsmitglieder), die die Prozessdarstellungen vor ihrer Veröffentlichung im Prozessnavigator abnehmen.

Projektteam

Die operative Steuerung und Umsetzung des Vorhabens erfolgt durch das Team Zentrales Prozessmanagement aus dem Dezernat Planung, Controlling, Qualitätsmanagement. Besonderen Wert legt das Team bei der Umsetzung des Prozessnavigators auf einen partizipativen Ansatz und die Realisierung einer hohen Nutzerorientierung.