Ablauf der Migration
Im Zuge der Umstellung des IT-Service E-mail auf Exchange Online werden bestehende Postfächer schrittweise in die M365-Umgebung überführt. Dabei sind einige Besonderheiten zu beachten:
Dateinanhänge:
E-Mailanhänge mit einer Größe von mehr als 150 MB können technisch nicht in die neue Umgebung migriert werden. Die DVZ empfiehlt, E-Mails mit großen Anhängen (wie z.B. E-Mails mit Fotos, ZIP-Dateien oder Word-Dateien mit aufwendigen Grafiken) zu prüfen und an anderer Stelle lokal zu sichern. Die Prüfung kann mittels der Funktion E-Mails nach Größe sortieren erfolgen.
FAQ: Auslagerung von E-Mails in lokale Ordner
E-Learning auf ILIAS: Lernvideo zu "E-Mails nach Größe sortieren" unter "E-Mails strukturieren" im Bereich E-Mails strukturieren und verwalten (Zugriff nach Kursbeitritt)
E-Mail-Signaturen:
Persönliche E-Mail-Signaturen werden automatisch übernommen, die Signaturen müssen im Postfach jedoch erneut aktiviert werden.
Berechtigungen:
Kalenderfreigaben für externe Personen werden nicht übernommen. Nach der Migration können Zugriffsrechte für externe Personen nicht mehr eingerichtet werden.
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) erforderlich:
Die Einrichtung des zweiten Faktors ist für die Nutzung des E-Maildients mit der Migratin auf Exchange Online notwendig: Registrierung der 2FA. Wenn Sie bereits für die VPN-Verbindung den zweiten Faktor eingerichtet haben, sind keine weiteren Schritte erforderlich.
Zusammenarbeit mit Externen:
Bei Gasteinladungen von externen Einrichtungen zu einer Zusammenarbeit (z.B. für MS Teams), kann eine zusätzliche Authentifizierung über Microsoft erforderlich sein, wenn externe Einrichtungen den 2FA für den Zugriff festgelegt haben. In diesem Fall erfolgt die Anmeldung im ersten Schritt mit dem HSBI-Account und dem 2FA der Hochschule. Im zweiten Schritt ist eine weitere 2FA-Authentifizierung über Microsoft erforderlich, im Anmeldeprozess wird entsprechend zur Einrichtung des Microsoft-2FA aufgefordert.
E-Mail-Verschlüsselung mit S/MIME
Durch den Einsatz von S/MIME können E-Mails verschlüsselt und digital signiert werden, so dass vertrauliche Inhalte ausschließlich von den vorgesehenen EmpfängerInnen gelesen werden können, auch gegenüber externen Diensten wie Microsoft. Die DVZ empfiehlt ein persönliches Zertifikat für die E-Mail-Verschlüsselung zu beantragen und zu nutzen.
FAQ zur S/MIME-Verschlüsselung:
E-Learning auf ILIAS:
In Kürze folgen hier Informationen für Lernkurse zur sicheren E-Mail-Kommunikation mit S/MIME.
