E-Mail über Exchange Online

Bereitstellung für

• Studierende
• Beschäftigte
• weitere Personengruppen (weitere Personen, emeritierte Professorinnen und Professoren)

Kurzbeschreibung

Bereitstellung eines zentralen E-Mailservice für Studierende und Beschäftigte der Hochschule Bielefeld sowie Angehörige verbundener Einrichtungen auf Basis des Dienstes Microsoft 365 Exchange Online Cloud. Die Anmeldung am Dienst erfolgt über die HSBI-Kennung (förderierte Hochschuldomäne). Die Authentifizierung, einschließlich der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), wird durch das zentrale Identitäts-Management der der Hochschule durchgeführt. Microsoft Entra ID dient dabei als Identitätsplattform für den Zugriff auf Exchange Online.

Anleitungen und FAQs:

www.hsbi.de/dvz/faq/cat/69

Leistungsangebot

Zentral bereitgestellter E-Mailservice

Allen Beschäftigten, Studierenden und bestimmten weiteren Personengruppen werden über den zentralen E-Maildienst folgende Funktionen bereitgestellt:

• E-Mailkonto mit der Hochschul-E-Mailadresse 
• Kalender
• Kontakte
• Aufgaben
• Notizen

Für den Zugang steht allen Nutzer*innen Outlook im Web (OWA) zur Verfügung, in welchen auch ein hochschulinternes Adressbuch zur Vereinfachung der Kommunikation hinterlegt ist. Neben der reinen Verwaltung der Funktionen können Einstellungen zu Weiterleitungen, Signaturen, oder Abwesenheitsnachrichten über das Frontend vorgenommen werden.

Weitere Leistungen im Rahmen des Service umfassen die Einrichtung zusätzlicher E-Mailadressen für persönliche Postfächer (Alias), Funktionspostfächer (bei begründetem Bedarf und Zustimmung der Bereichsleitung) und die Einrichtung von Gruppenadressen.

Für die Funktionen des E-Maildienstes werden Schnittstellen zur Verfügung gestellt, um die Funktionen auch mit üblicher Client-Software nutzen zu können. Voraussetzung dafür ist eine moderne Authentifizierung (XOAUTH2), die z.B. bei Thunderbird ab Version 154 gegeben ist.

Größe des E-Mail-Kontos

• Für Studierende: 10 GB
• Für Beschäftigte: 10 GB

Der Speicherplatz ist bei begründetem Bedarf erweiterbar.

Limitierung ausgehender E-Mails

Maximale Größe von E-Mails inkl. Anhängen, je nach verwendetem E-Mail-Client:

• 100 MB für Microsoft Outlook 
• 25 MB für Outlook im Web (OWA)
• 10 MB für mobile Clients

Um das Risiko von Spamversand zu minimieren ist der Versand von E-Mails limitiert:

Versand per Outlook und Outlook im Web:

• Max. Anzahl Nachrichten pro Minute: 30
• Max. Anzahl Empfangsadressen (An, CC, BCC) pro E-Mail: 200
• Max. Anzahl Empfangsadressen (An, CC, BCC) pro Mailbox pro Tag: 10.000
  (unabhängig von der Anzahl an Nachrichten)

Beispiel: Wenn man z. B. 100 Empfänger*innen in einer E-Mail adressiert, kann man davon maximal 100 pro Tag versenden.

Bei Verdacht auf Missbrauch des E-Mail-Kontos durch Dritte (z.B. durch kompromittierte Konten) erfolgt eine Sperrung des E-Mail-Kontos, um weiteren Versand zu unterbinden.

Automatisches Leeren des Papierkorbs

Um Probleme mit der Quotierung des Speicherplatzes zu verhindern, wenn man E-Mails löscht und damit in den Ordner „Gelöschte Elemente“ (Papierkorb) verschiebt, werden diese nach 30 Tagen dort automatisch gelöscht. (aktiv ab 01.10.2026)

Zentral gesteuerte dynamische Mailinglisten

E-Mails für einen großen Adressatenkreis können auf elektronischem Wege an verteiler@lists.hsbi.de geschickt werden. Nach Selektion des Adressatenkreises über die Benutzerverwaltung (Zugang für Bedienstete der Hochschule Bielefeld) und der Genehmigung durch eine freigabeberechtigte Person, kann diese E-Mail vom Administrator weitergeleitet werden an die Gruppe der Studierenden mit Filterung nach:

• Geschlecht
• Fachbereich
• Studiengang
• Fachsemester

oder die Gruppe der Beschäftigten mit Filterung nach:

• Geschlecht
• Organisationseinheit
• Beschäftigungsverhältnis

Eine genaue Beschreibung zum Vorgehen für die Nutzung des zentralen E-Mail-Verteilers finden Sie in der FAQ Nachrichtenversand über den zentralen E-Mail-Verteiler. 

Dezentral verwaltete Mailinglisten 

Bei begründetem Bedarf können dezentral zu verwaltende Mailinglisten zur Verfügung gestellt werden. Hierzu sind insbesondere der gewünschte Name, bzw. die Adresse der Liste  (NAME@lists.hsbi.de) sowie die zuständigen Administratoren anzugeben. Über ein verfügbares Web-Frontend ist den Administratoren das Hochladen von Empfängerlisten möglich oder die Liste kann als öffentlich markiert werden, sodass Interessenten die Liste abonnieren können.

Die Gültigkeit für eine eingerichtete Liste ist grundsätzlich befristet. Rechtzeitig vor Ablauf wird der Wunsch nach Fortführung der Liste abgefragt und die Laufzeit ggf. verlängert.

Individualisierte Mailings

Sollen große Adressatenkreise per E-Mail mit individualisierten Inhalten (z.B. Transaktionsnummern oder individuelle Anrede) angeschrieben werden, können Individualisierung und Versand der E-Mails durch die Datenverarbeitungszentrale übernommen werden.

Organisatorisch entspricht der Ablauf dem Versand von E-Mails unter Nutzung dynamischer Mailinglisten. Die gewünschte E-Mail muss jedoch nicht an eine Verteiler-Adresse gesendet werden, sondern in geeigneter elektronischer Form der Datenverarbeitungszentrale zur Verfügung gestellt werden. Die Textstellen, die durch individualisierte Inhalte zu ersetzen sind, sind eindeutig zu markieren.

Neben der Empfängerliste müssen auch die individualisierten Inhalte (z.B. Transaktionsnummern, persönliche Anrede) in geeigneter elektronischer Form an die Datenverarbeitungszentrale übermittelt werden.

Support

Der Support erfolgt – falls nicht anders angegeben – über den IT-ServiceDesk der Hochschule.

Servicezeit

Der Service ist rund um die Uhr verfügbar.

Die Prüfung und der Versand von E-Mails über den Mailinlisten erfolgen bei Vorliegen der erforderlichen Unterlagen umgehend innerhalb der Servicezeiten der DVZ, spätestens nach bis zu zwei Werktagen.

Aufgrund des erhöhten Aufwands bei individualisierten Mailings sollte eine frühzeitige Abstimmung über einen geeigneten Versandtermin erfolgen. Eine kurzfristige Umsetzung ist in der Regel nicht möglich.

Servicebeeinträchtigende Wartungsarbeiten erfolgen nach Vorankündigung durch die verantwortlichen Supportorganisationen, Wartungsarbeiten werden im Bereich Aktuelles angekündigt.

Kosten

Kostenfreie Nutzung für Studierende, Beschäftige und weitere Personen.

Daten, Anleitungen und FAQs

Anmeldedaten

• Benutzername für Clientzugriffe: primäre E-Mail-Adresse
  (i.d.R. vorname.nachname@hsbi.de)
• Anmeldung erfolgt mit der HSBI-Kennung und der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)

Standardzugriff

• Microsoft Outlook
• Outook im Web (OWA)

Die Nutzung von Outlook (und weiterer E-Mail-Software) erfordert einen OAuth-fähigen Client.

Anmeldemöglichkeiten für E-Mail-Clients

Der E-Mail Client muss die moderne Authentifizierung unterstützen. Thunderbird: Ab Version 154

Posteingangsserver

• outlook.office365.com
• Port 587 (IMAP, TLS verschlüsselt)

Outlook im Web

• www.hsbi.de/webmail
• Port 443 (https, verschlüsselt)

Postausgangsserver

• smtp.office365.com
• Port 587 (SMTP mit STARTTLS, verschlüsselt)