Umgang mit vertraulichen Informationen

Mit der Umstellung auf Exchange Online wird der E-Mail-Dienst der Hochschule in gewohnter Form bereitgestellt. Gleichzeitig sind mit der Einführung der Richtlinie zum Management der Vertraulichkeit von Informationen die Vertraulichkeitsklassen beim Versand von E-Mails zu beachten. E-Mails sind entsprechend ihres Schutzbedarfs zu einzuordnen. Durch die Anwendung der Vertraulichkeitsklassen werden Informationen angemessen klassifiziert und der Schutzbedarf der E-Mail-Inhalte für alle Empfänger sichtbar gemacht. 

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Vertraulichkeitsklassen beim E-Mail-Versand

Jede E-Mail ist inhaltlich einer Vertraulichkeitsklasse zuzuordnen, standardmäßig ist an der Hochschule die Bezeichnung Organisationsintern für jede E-Mail voreingestellt. Die Einstufung einer E-Mail erfolgt durch den Absender anhand des Inhalts der Nachricht sowie der enthaltenen Informationen und Anhängen.

Öffentlich: Keine Einschränkung bei der Weitergabe des E-Mail-Inhalts. Die E-Mail darf frei veröffentlicht und extern weitergegeben werden.

Organgisationsintern: Standard-Klassifizierung. Der E-Mail-Inhalt ist für die organisationsinterne Verwendung bestimmt.

Vertraulich: Sensible Informationen für einen eingeschränkten Empfängerkreis. Der Inhalt dieser E-Mail ist vertraulich zu behandeln. Für die Verschlüsselung der E-Mail ist ein S/MIME-Zertifikat erforderlich.

Streng vertraulich: Besonders sensible Informationen mit höchstem Schutzbedarf. Der Inhalt dieser E-Mail ist streng vertraulich zu behandeln. Für die Verschlüsselung der E-Mail ist ein S/MIME-Zertifikat erforderlich.

Vor dem Versand von E-Mails gilt:

  • Prüfen Sie vor dem Versand den Inhalt der E-Mail sowie die Anhänge, ob die Informationen ohne Einschränkung weitergegeben werden dürfen oder ob ein erhöhter Schutzbedarf besteht.
  • Ordnen Sie die E-Mail in Outlook (Web-/App-/Clientversion) einer Vertraulichkeitsklasse zu. Die Vertraulichkeitsklasse macht dem Empfänger transparent, welchen Schutzbedarf die enthaltenen Informationen haben.
  • Leiten Sie aus der Einstufung ab, ob als zusätzliche Schutzmaßnahme die S/MIME Verschlüsselung ergriffen werden muss.

Orientierungshilfe: Die Übersicht "Typische HSBI-Daten nach Vertraulichkeitsklassen" ordnet HSBI-Datenarten den vier Vertraulichkeitsklassen zu und soll als Orientierungshilfe bei der Einordnung dienen. Die Übersicht finden Sie hier in der Downloadbox. Bitte beachten Sie, dass Sie im Zweifelsfall die höhere Schutzklasse auswählen oder Rücksprache mit Ihrer Bereichsleitung halten.

Vertrauliche Informationen und "S/MIME Verschlüsselung" als Schutzmaßnahme

Die Einordnung einer E-Mail in eine Vertraulichkeitsklasse ist eine inhaltliche Einordnung und keine technische Schutzmaßnahme, sie macht nur den Schutzbedarf einer E-Mail sichtbar und ist die Grundlage für den richtigen Umgang mit Informationen.

Für den Versand von vertraulichen und streng vertraulichen E-Mail-Inhalten ist zusätzlich eine technische Schutzmaßnahme erforderlich, die an der Hochschule mit der S/MIME Verschlüsselung in Outlook erfolgt. S/MIME steht für "Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions" und ist ein Zertifikatsverfahren zu sicheren E-Mail-Kommunikation.

  • Die S/MIME Verschlüsselung stellt sicher, dass die E-Mail-Inhalte nur von den vorgesehenen Empfängern gelesen werden können.
  • Ohne S/MIME Verschlüsselung werden (streng) vertrauliche E-Mail-Inhalte unverschlüsselt versendet und unbefugte Dritte haben potentiell Zugriff auf den E-Mail-Inhalt.

Die Nutzung von S/MIME erfolgt über ein persönliches S/MIME-Zertifikat, das in Outlook eingebunden wird. Dabei wird ein öffentlicher Schlüssel (zum Verschlüsseln) und ein privater Schlüssel (zum Entschlüsseln) verwendet. Der öffentliche Schlüssel wird für den E-Mail-Versand verwendet, der private Schlüssel verbleibt immer beim Empfänger einer E-Mail. 

Schulungsangebote: 

Zur Nutzung von S/MIME sowie zur Zuordnung von Vertraulichkeitsklassen in Outlook steht in Kürze ein E-Learning auf ILIAS mit verschiedenen Trainingsmodulen und Quizze bereit. Weitere Informationen zum Schulungsangebot finden Sie unter LINK.

Alle Informationen rund um die Vertraulichkeitsklassen finden Sie im Webseitenbereich der DVZ in der Rubrik Informationssicherheit unter LINK.

Anleitungen und FAQs