Wer macht was im Prozessmanagement? Klare Rollen und Verantwortlichkeiten im Prozessmanagement der HSBI

Prozesse profitieren von klar definierten Rollen und Zuständigkeiten. Auch für die Gestaltung neuer und die Weiterentwicklung bestehender Prozesse im Sinne des Prozessmanagements sind transparente Zuständigkeiten und gelebte Verantwortung zentral. Wer macht was im Prozessmanagement? Dies zeigt der folgende Überblick:

Präsidium als Auftraggeber

Als Auftraggeber gibt das Präsidium den Rahmen für das Prozessmanagement vor: Es legt Ziele, Ressourcen, Zuständigkeiten und Vorgehensweisen für das Prozessmanagement fest und stößt bei Bedarf eigene Prozessvorhaben an. Jedes Mitglied kann sich aktiv in Prozessoptimierungen des eigenen Ressorts einbringen.

Steuerungsgruppe

Die Steuerungsgruppe Prozessmanagement begleitet und unterstützt die Etablierung des hochschulweiten Prozessmanagements und berät das zentrale Prozessmanagement. Die Mitglieder der Steuerungsgruppe fungieren als Multiplikator:innen für das Prozessmanagement innerhalb der Hochschule.

Zentrales Prozessmanagement als Servicestruktur

Als zentrale Servicestruktur unterstützt das zentrale Prozessmanagement alle Organisationseinheiten bei der Aufnahme, Analyse und Optimierung ihrer Prozesse. Es moderiert Workshops, entwickelt Methoden weiter und begleitet Umsetzungsvorhaben. Auch der HSBI-Prozessnavigator wird vom zentralen Prozessmanagement betreut und bereitgestellt.

Leitungen als Prozesseigner:innen

Dezernent:innen, Leiter:innen zentraler Einrichtungen, Präsidiumsmitglieder oder Dekan:innen tragen die Gesamtverantwortung für "ihre" Prozesse. Sie gestalten Abläufe in Zusammenarbeit mit Prozessexpert:innen und Nutzer:innen, treffen Entscheidungen und verantworten Qualität und Zielerreichung.

Prozessbeteiligte als Impulsgeber:innen

Prozessexpert:innen und Nutzer:innen sind Prozessbeteiligte und damit wesentliche Akteure bei der Weiterentwicklung von Prozessen. Die Prozessexpert:innen verfügen über umfassendes fachliches Know-how für spezifische Prozesse und setzen dieses im Rahmen ihrer Tätigkeit regelmäßig in der Praxis um. Nutzer:innen nehmen Services und Dienstleitungen in Anspruch und stellen damit Anforderungen an das Ergebnis eines Prozesses. Bei der Optimierung von Prozessen werden die Perspektiven und Bedarfe der Nutzer:innen besonders berücksichtigt.